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個人情報保護基本方針

   防長交通株式会社(以下当社)では、お客様の個人情報を保護することを重大な責務と認識し、個人情報保護に関する法令を遵守するとともに以下の基本方針に基づき社内規則を定め、全社員に周知徹底を図り、個人情報の適正な取り扱いに努めます。

○個人情報の適切な収集・利用について

   当社は個人情報をご提供いただく場合には、あらかじめその利用目的を明示し、必要かつ適正な範囲で利用いたします。

○個人情報の安全管理について

   当社は個人情報の漏洩、紛失、改ざん等を防止するために必要な対策(社内規則やルール等の整備)を講じ、適切な管理を行います。

○個人情報の開示・訂正・削除

   ご提供いただいた個人情報の開示・訂正・削除については、個人の権利を尊重し、法令の定めのある場合を除き、ご本人であることが確認でき次第、妥当な範囲内にて速やかに対応いたします。
なお、開示・訂正・利用停止等の手続きにかかる費用をいただく場合がございます。

○社内規則の策定と継続的な改善について

   当社は個人情報の保護に関する社内規則を整備し、全社員に対し周知徹底を図り、全員が適正に個人情報を取り扱うことができる体制を構築します。
また、この社内規則については適宜見直し、改善いたします。
 
 
 
※本個人情報保護方針において、個人情報とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む)をいいます。
 
   当社は、個人情報の保護に関する法律に基づき、「個人情報の保護に関する法律」(以下「法」)第24条第1項に基づき、以下通りを公表いたします。
 
Ⅰ.個人情報取扱事業者名称
      防長交通株式会社
 
Ⅱ.保有個人データの利用目的
   当社はお客様の個人情報について、下記1の業務に関し、下記2の利用目的の達成に必要な範囲で利用いたします。ただし、法第18条第4項第1号から第3号までに該当する場合を除きます。
 
1.業務内容
○一般乗合旅客自動車運送業
○一般貸切旅客自動車運送業
○旅行業
○不動産業
 
2.利用目的
○当社とお客様との契約の締結に際し、契約の相手方を特定し、契約を履行するため
○お客様からのお問い合わせへの回答およびお客様から依頼された各種印刷物、商品等の送付を行うため
○当社および当社グループ企業が行うサービスにおいて、加入者を特定しサービスの提供を行うため
○当社および当社グループ企業が行うサービスに関する情報を、電子メール、郵便、電話 などによりお客様にお伝えするため
○当社および当社グループ企業が主催するコンテスト、懸賞等のイベント活動において参加者を特定し連絡を行うため
○当社および当社グループ企業が提供するサービスに関するアンケート、調査、ご意見の受領等によりサービスの改善に役立てる具体的な資料を入手するため
 
Ⅲ.保有個人データの開示等の求めに応じる手続
当社は、当社の保有個人データに関するご本人またはその代理人からの「利用目的の通知」、「開示」、「訂正・追加または削除」、「利用の停止または消去」および「第三者提供の停止」 (以下「開示等」といいます。 )の各求めに対し、下記のとおり手続を定め、これに対応いたします。
 
 
1.開示等の求めの対象となる保有個人データについて
   開示の求めに当たっては、対象となる保有個人データをできる限り特定していただきますようお願いいたします。
※次の各号に掲げるものについては、法令の定めにより「保有個人データ」に該当しないため、開示等を行いません。
(1)当社が個人データの取り扱いを受託しているに過ぎず、そのデータについて当社が開示等を行うことのできる権限を有しないもの
(2)6ヶ月以内に消去することとなるもの
 
2.開示等の求めの申出先
   開示等の求めを行う場合は、当社所定の請求書〈下記3.(1)をご覧ください〉に確認書類および手数料が必要なときはその全額を同封のうえ、次の宛先までご送付ください。なお、開示等の求めにつきましては、郵送のみの受付とさせていただきます。
 
〒745-8547 周南市松保町7番9号
防長交通株式会社 総務部
 
※封筒に朱書きで「個人情報開示等請求書在中」とお書き添えください。
※書類の授受を確実に行うため、手数料が不要である場合のお申出に当たっても、配達記録郵便のご利用をお勧めいたします。
 
3.開示等の求めに関する手続き
(1)開示等の求めに関する書面
[1]ご本人が開示等を求めを行う場合
当社所定の請求書の所定欄に記入及び押印のうえ、本人確認書類(下記詳細)を同封し、当社宛にご郵送ください。
※本人確認書類
(a)公的証明書[運転免許証、各種健康保険証、年金手帳、住民票の写し、パスポート(写真および住所のページ)、または外国人登録証明書のいずれか]のコピー
※現在有効なもので住所、氏名および生年月日の記載があるものに限ります。
(b)上記証明書記載の住所と返答先住所が異なる場合は、上記書類に加え、次の書面のいずれかのコピー
    ア.公共料金の領収書
    イ.国税または地方税の領収書または納税証明書
    ウ.社会保険料の領収書
※発行日から6ヶ月以内で、現住所および氏名の記載があるものに限ります。
   なお、ご本人からの開示等の求めの場合、返答の送付先は上記本人確認書類に記載されたご本人の住所に限らせていただきます。
 
[2]代理人が開示等の求めを行う場合
当社所定の請求書の所定欄に記入および押印のうえ、Aの確認書類及びBの代理人資格の確認書類を同封し、当社宛にご郵送ください。なお、ご本人の住所および氏名を記入していただいたうえ、必ず代理人自身による署名および押印をお願いいたします。
 
A.本人およびその代理人の確認書類(本人およびその代理人の双方について必要です)
   (a)公的証明書[運転免許証、各種健康保険証、年金手帳、住民票の写し、パスポート(写真および住所のページ)、外国人登録証明書のいずれか]のコピー
   ※現在有効なもので住所、氏名および生年月日の記載があるものに限ります。
 
   (b)上記証明書記載の住所と返答先住所が異なる場合は、上記書類に加え、次の書面のいずれかのコピー
   ア.公共料金の領収書
   イ.国税または地方税の領収書または納税証明書
   ウ.社会保険料の領収書
   ※発行日から6ヶ月以内で、現住所および氏名の記載があるものに限ります。
      なお、ご本人からの開示等の求めの場合、返答の送付先は上記本人確認書類に記載されたご本人の住所に限らせていただきます。
 
B.代理人資格の確認書類
   (a)法廷代理人による場合
       住民票記載事項証明書その他法定代理人の資格を証明する書類
   (b)その他の代理人による場合
       本人が作成および押印した当該代理人を選任する旨の委任状(委任状にはご本人の実印を押印し、ご本人の印鑑証明書も併せてご提出ください。)
なお、代理人からの開示等の求めの場合には、上記(b)の確認書類に記載された代理人の住所宛に返答を送付し、これをもって開示等の手続を完了したものといたします。本人とその代理人間の返答の授受については、当社は一切の責任を負いません。
 
(2)開示等の求めに関する手数料
   1.「開示」または「利用目的の通知」の求めの場合
      a.手数料 「開示」または「利用目的の通知」の求め1件につき500円(税込)
      b.支払方法 請求書に現金500円を同封し現金書留郵便でご送付ください。
 
   2.「訂正・追加または削除」「利用の停止または消去」または「第三者提供の停止」の求めの場合保有個人データを特定していただいたうえで、「訂正・追加または削除」「利用の停止または消去」または「第三者提供の停止」の求めを行う場合は、手数料は無料です。
(3)開示等の求めに関する注意事項
   1.開示等の求めについては、必ず上記の当社所定の請求書をご使用いただきますようお願いいたします。ほかの書式による場合には、開示等の求めをお受けできません。
   2.確認書類の取得費など、開示等の求めの提出にかかる費用については、すべてご本人の負担とさせていただきます。
   3.開示等の求めに際してご提出いただいた公的証明書等の確認書類は、手続きの終了時に返却いたします。
   4.開示等の求めに際してご提出いただく確認書類に、本籍地や基礎年金番号などの開示等の求めに必要のない記載がある場合、公的証明書のコピーの該当部分を塗りつぶす等、読み取れないようにしていただいても構いません。
   5.開示等の求めに関し発生した送付中の郵便事故等については、当社の責に帰すべき事由による場合を除き、当社は一切の責任を負いません。
 
4.開示等の求めに対する当社の対応
   当社は、開示等の求めに関する請求書等をすべて不備なく当社が受領した時点から手続きを開始いたします。なお、保有個人データにの特定に時間を要するなど、当社の作業上、お日にちをいただく場合がございます。
 
5.開示等の求めに応じない場合
   当社は、次に揚げる場合には開示等の求めに応じかねます。
(1)請求書に記入漏れや押印漏れがあるなど必要事項が記載されないとき
(2)確認書類が同封されていない場合など本人あるいは代理人であることが確認できないとき
(3)手数料が同封されていない、または不足しているとき
(4)法第24条第2項但書、第25条第1項但書、第26条第1項ならびに第27条第1項但書および第2項但書に定める場合に該当するとき
 
   ご提出いただいた書類等に不備がある場合には、請求書に記入いただいた住所に当社から連絡をいたします。なお、連絡後一定期間が経過しても訂正、再提出等を行っていただけない場合は、開示等の求めがなかったものとして対応させていただきます。
 
   開示等の求めに応じない場合は、当社からその旨を返答いたします。なお「開示」および利用目的の通知」の求めについては、当社がこれに応じない場合であっても当社所定の手数料をいただきます。
 
6.開示等の求めに関して取得した個人情報の利用目的
開示等の求めに伴い、提出いただいた請求書または確認書類等により取得した個人情報は、ご本人またはその代理人への連絡・返答、本人確認または手数料の収受など、開示等の求めへの対応に必要な範囲でのみ利用いたします。
なお、ご提出いただいた確認書類は、開示等の求めへの対応後、返却させていただきます。
 
Ⅳ.保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先
〒745-8547 周南市松保町7-9
防長交通株式会社 総務部
 
   ※郵送のみの受付とさせていただき、直接ご来社いただいてのお申出は受け付けかねますので、あらかじめご了承ください。